タイム・マネジメントを上手く活用しましょう

タイム・マネジメントとは

いつも時間に追われていると感じられるのであれば、上手にタイム・マネジメントを行うことで日々の予定をコントロールできるようになるでしょう。
仕事だけにしろ、生活スタイル全般にしろ、上手に時間が管理できるようになれば、もっと落ち着きを感じられて、より集中できて、そして物事をコントロールできているという感触を得られるはずです。
「上手なタイム・マネジメントというのは、自分なりにバランスの取れた理想の生活スタイルを作り上げることを目標に行うものなのです。」こう言うのは公認企業内カウンセラーのエマ・ドナルドソン・フィールダーです。
これから示すのは、エマが提示する、上手なタイム・マネジメントへのコツです。

目標をたてる

「どんな人間になりたいのか、人生における優先順位はなにか、仕事人生或いは私生活の中で何を達成したいのか、こういった目標をたてるのです。」エマはいいます。「これらが、時間をどう使うべきか、時間をどう管理すべきか、といったことへの道筋となり得るのです。」
全体図が見れるようになったら、今度は中期・短期の目標を立てることにうつります。「ゴールを知っておくことによって、それを達成するために必要なことを計画でき、そしてそれに集中できるのです。」とエマはいいます。

リストをつくる

やるべきことを綴ったリストを用意することは、物事を整理するうえでとても大切なことです。「とりあえずやってみて、なにが自分に合うのか考えて見ましょう。」とエマはいいます。
彼女は、一つのリストにやるべきこと全てをまとめることを勧めています。というのも、複数作成すると進捗状況を把握するのが難しくなるからです。「リストを作っておくことによって、優先順位や行動のタイミングを計画することができます。また、緊急性の低い課題は後回しに出来ます。」
リストは目の届く場所に保管しましょう。常に携帯電話を持っているのなら、電話にそのリストをいれておきましょう。

結果に着目する

仕事において上手に時間を管理する、というのは質の良い結果を残すためであって、多量の仕事をこなすためではありません。エマは、どれだけ忙しいかを計るのではなく、結果に着目すべきだといいます。
「何かにより多くの時間を割いたからといって、必ずしもそこで多くが達成され得るというわけではありません。」彼女は言います。「残業は、タイム・マネジメント上もっとも有効な方法だとは言えないかもしれないのです。」

お昼休みを取る

お昼休みの時間中に仕事をする人が多くいます。エマによれば、これは逆効果をもたらすといいます。「一般的に言って、最低でも三十分の休憩を取ることによって、午後のパフォーマンスが向上するのです。」彼女は言います。
「外の空気を吸いに行きましょう。運動をすれば尚良いでしょう。エマは言います。「デスクに戻ってくるころには、すっかり活力が充填されて、違った視点や全く新しい焦点を得ていることでしょう。」
また、昼頃に仕事を中断する前提で一日を計画すれば、課業をよりこなしやすい状態に分割することができるでしょう。

優先順位の設定

課業は以下の四つに分類することができます。
・緊急性が高く、重要度も高い
・緊急性は低いが、重要度が高い
・緊急性が高いが、重要度が低い
・緊急性も低く、重要度も低い
時間管理が上手な人は「緊急性が低いが、重要度が高い」課業に集中します。そうすることによって、課業が「緊急性が高く、重要度も高い」状態に発展してしまう確率を下げることができるのです。
「狙いは、緊急性・重要性が共に高いタスクの数を上手く減らせるようになることです。緊急性の高いタスクを大量に処理しなければならない状態というのはストレスの多いものです。」とエマは言っています。

「四つのD」を習得する

ある調査によれば、三人に一人の働き手（会社勤め）がメールに悩まされているようです。上手なタイム・マネジメントを行う上では、メールを開いた瞬間にその処理を決定することが不可欠です。
エマは、「四つのD」を習得すべきだといいます。
・Delete（デリート）
受信するメールの凡そ半数は即座に削除できるはずです。
・Do（ドゥー）
そのメールが緊急、或いは速やかに完成させられる場合
・Delegate（デリゲイト）
他の人員のほうがそのメールに上手く対応できる場合
・Defer（デファー）
長時間を要するメールは後回しにする